收到函件后首先要求IT部门核查该软件的使用情况，并尽快通过公司内部办公平台反馈结果，应尽可能缩小该信息知晓的人员范围，避免核查结果信息泄露造成不必要的麻烦，核查信息应留档保存，便于后续定期核查软件安装情况。

内部核查的同时，公司内部法务人员或委托外部律师应着手核实发函主体，是软件公司还是律所事务所，再仔细查看函件中内容，了解是否有明确的证据资料（一般都不会附上证据资料），再通过企查查或者天眼查这类软件查询函件中软件公司的企业信息，了解该企业是否有相应软件著作权登记信息、是否有软件诉讼案件，通过以上信息确认发函主体是否为相应软件著作权人，通过在先案件的判决书了解案件中证据的内容及取证措施，作为公司下一步应对方案的基础资料。

1、如内部核查结果为不曾使用相关软件，则可确定相关函件为软件公司的广撒网式维权，可不予理会；

2、如内部核查后显示确有员工安装相关软件，则公司需根据使用部门的实际需要及预算，购买相关软件的正版软件或购买替代软件，彻底规避法律风险。此处建议企业应避免心存侥幸，企业如要规范经营，健康发展，此类风险应及早解决，拖得越久，只会导致最终承担的成本更高。

1、部分软件公司在发函后，见企业无任何回应，即不会再采取进一步措施，此事便不了了之；

2、大部分软件公司都会在软件后端设置有监控端口，一旦有企业下载安装了软件，软件公司可通过企业的IP地址掌握企业信息以及公司电脑使用人员的IP地址信息，如企业内部网络是企业实名制办理或者企业员工电脑的IP地址关联到员工名字，则软件公司可直接掌握公司使用其软件的人员信息，也正因为如此，有时软件公司人员在给企业的电话或邮件中能准确报出企业人员的姓名信息，此种情况需重视；

3、公司对外发布的招聘广告信息中，在介绍有软件使用要求的职位信息内容时尽量不出现具体的软件名称，如确有必要，则出现的软件名称必须是经过IT部门确认后的已经正版化的软件，避免因内部信息核实不到位，导致出现未正版化的软件名称，因此给软件公司制造其维权的基本证据；

4、拟上市公司在上市前期收到软件企业维权函件的频率会增加，这时企业应积极结合券商及外部律师的专业意见，积极应对，尽早解决。以PTC 软件公司为例，公开信息可查询到其曾在某公司上市前期多次发送维权函件，最终该公司向PTC软件公司采购多套正版软件，同时PTC同意放弃包括提起民事诉讼在内的要求赔偿的权利。